武汉轻工大学公文处理规定(修订)

为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步 提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条 例》(中办发〔2012〕14 号) 和《党政机关公文格式》(中华人民 共和国国家标准 GB/T9704-2012)，结合我校实际，制定本规定。

第一章  总  则

第一条 学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、 处 理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家 的方针政策，发布学校管理规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法进行教学、科研、管理和其他公务活动的重要工具，各中层单位必须高度重视并认 真做好公文处理工作。

第二条 本规定适用于全校各中层单位。各单位主要负责人 必须加强对公文处理工作的领导，严格遵守办文规定，促进公文处理的规范化、制度化、科学化。

第三条 公文实行统一管理。学校办公室是学校公文处理的 管理机构，主管并指导全校的公文处理工作，各中层单位应有一名负责人分管公文处理工作，均应配备专职或兼职文秘人员负责 本单位日常公文的处理工作。公文处理人员应当廉洁正派、勤奋学习，具备相关专业知识。

第四条 公文处理必须准确、及时、安全，各单位主要负责人应经常督促文秘人员迅速准确地进行公文的登记、运转、催办、 立卷和归档。严格遵守保密制度，对尚未公布的文件，不得上网或向外传播。

第二章  公文种类、形式、格式

第五条 校内主要使用的公文种类有：

(一) 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二) 决定 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单 位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三) 通告 适用于对一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四) 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五) 通知 适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机 关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转批下级机关 的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

(六) 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七) 报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八) 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

(九) 批复 适用于答复下级单位的请示事项。

(十) 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问 题、请求批准和答复审批事项。

(十一) 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。 

第六条 学校常用公文的形式包括：

(一) 以校党委名义行文

1.编“轻工大党发〔年份〕  ﹝流水号﹞ 号”，主要用于宣传、 贯彻落实党的方针、政策和中央、省委重大决策部署，安排布置 重大工作，颁布实施重要规章制度，表彰先进集体和先进个人， 公布党纪政纪处分决定等。涉及中层干部任免事项的，编“轻工大发干〔年份〕  ﹝流水号﹞ 号”。

2.编“轻工大党文〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校党委 就重大问题和事项向上级主管部门的请示、报告、答复询问等。

3.编“轻工大党函〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校党委对外商洽工作，询问和答复问题等。

4.编“轻工大通报〔年份〕第 ﹝流水号﹞ 期”，主要用于发布校领导重要讲话、重要经验材料等。

(二) 以校行政名义行文

1.编“轻工大行发〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于职权范围内安排部署工作、颁布规章制度、公布成立教学科研机构等。

2.编“轻工大行文〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校行政就教育教学、人才培养、科技与社会服务、学科建设、师资队伍 建设等向上级主管部门的请示、报告、答复询问等。

3.编“轻工大行函〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校行政 对外商洽工作，询问和答复问题等。

4.编“轻工大普教〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校行政 对内部署、安排普通本(专) 科、研究生学生工作等。

5.编“轻工大继教〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”，主要用于校行政 对内部署、安排继续教育工作等。

(三) 以校党委、校行政名义联合行文

编“轻工大党发〔年份〕﹝流水号﹞ 号”或“轻工大党文〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”。

(四) 校党委、校行政授权以学校办公室名义行文

1.编“轻工大党办〔年份〕﹝流水号﹞ 号”，主要用于根据校 党委授权颁布有关规章制度，成立有关议事协调机构，转发学校 有关单位的重要通知等。

2.编“轻工大校办〔年份〕﹝流水号﹞ 号”，主要用于根据校 党委、校行政授权发布的一般性事项。

(五) 会议纪要

1.编“轻工大党纪要〔年份〕﹝流水号﹞ 号”，主要用于记载、 传达学校党委常委会会议的内容。

2.编“轻工大行纪要〔年份〕﹝流水号﹞ 号”，主要用于记载、 传达校长办公会的内容。

3.编“轻工大专纪要〔年份〕﹝流水号﹞ 号”，主要用于记载、 传达学校有关专题会议的内容。

(六) 其他形式

1.以中共武汉轻工大学纪律检查委员会、省监委驻武汉轻工 大学监察专员办公室名义行文，编“轻工大纪文〔年份〕﹝流水号﹞ 号”“轻工大纪发〔年份〕﹝流水号﹞ 号”“轻工大监文〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”“轻工大监发〔年份〕﹝流水号﹞ 号”。

2.以武汉轻工大学工会委员会名义行文，编“轻工大工文〔年份〕﹝流水号﹞ 号”“轻工大工发〔年份〕 ﹝流水号﹞ 号”。

3.以中国共产主义青年团武汉轻工大学委员会名义行文，编 “轻工大团文〔年份〕﹝流水号 ﹞号”“轻工大团发〔年份〕﹝流水号﹞ 号”。

4.其他中层单位行文，根据单位职责，可编单位相应公文代字行文。

5.经学校党委、行政批准，由各议事协调机构发文的，根据 工作内容以学校党委、行政名义发文或编议事协调机构办事机构 相应单位发文字号，落款为学校党委、行政或相应单位；单位联 合发文的，编牵头单位相应发文字号，落款为联合发文的各单位。

6.经学校党委、行政批准，确需新增公文代字，由发文单位 商学校办公室共同确定。

第七条 学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

 (一) 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据定密程序和涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”“工作秘密”和保密期限。涉及学校不宜公开的公文标注

“内部”。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程

度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文字号。由发文单位公文代字、年份、发文顺序号组成。

（五）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（六）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。向校内行文时，可以省略发文机关名称。

（七）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十一）成文日期。署会议通过或者校领导签发的日期。联合行文时，署最后签发校领导签发的日期。

（十二）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。会议纪要和印制有特定版头的校内普发性文件，可以不加盖印章。

（十三）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件

必须是文件行文所确实需要的，可附可不附的不附。

（十五）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内

容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和签发日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

  第八条 公文用纸幅面一般采用国际标准 A4 型。公文的版式按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012）执行。

第三章 行文规则

  第九条 行文应当确有必要，坚持少而精；讲求实效，注重针对性和可操作性。

  第十条 各中层单位的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。

（一）学校办公室(党委办公室、校长办公室)根据授权可以向各中层单位行文。

（二）中共武汉轻工大学纪律检查委员会、省监委驻武汉轻工大学监察专员办公室按照工作职责可以向各中层单位行文，武汉轻工大学工会委员会、中国共产主义青年团武汉轻工大学委员会按照工作职责可以分别向二级工会、二级团委行文，可以向对应的上级主管机关行文。

（三）各中层单位在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项；以单位名义就日常具体工作安排等向各中层单位发布通知，但不得以单位名义发布重大政策性、指令性公文；因特殊情况确需向各中层单位正式行文的，应当报经分管校领导或学校党委或行政批准。各中层单位可联合行文，但应当明确主办单位。单位之间对有关问题未经协商一致，不得向下行文。各中层单位（除本条第一、二项规定的情况外）不得以“文件”形式对外行文。

  第十一条 各中层单位书面请示、报告工作按学校党委关于中层单位重大事项请示报告制度执行。

第四章 公文拟制

  第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

  第十三条 各中层单位应重视公文起草工作，不断提高公文起草水平。要求以学校党委和行政名义行文或批转本单位公文时，应拟出文稿和批语稿。重要文稿的起草，单位负责人要亲自拟稿或组织起草。公文起草应当做到：

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

2.各单位起草的公文，应事先报告分管校领导同意并由分管校领导和单位负责人严格把关。

3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

4.文种正确，格式规范。

（1）引用上级指示，使用人名、地名、数字和有关材料，要核对准确。引用公文应当先引标题、后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（2）公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（3）公文字体、字号及结构层次序数。公文标题用小标宋体二号；正文用仿宋三号；第一层用“一、”，标题用黑体三号；第二层用“（一）”，标题用楷体加粗三号；第三层用“1.”，标题用仿宋加粗三号；第四层用“（1）”，标题用仿宋加粗三号；标点符号用“全角”方式。

（4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（5）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（6）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。对不符合要求的文稿，学校办公室可退回拟稿单位修改或重新拟稿。

5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

6.凡涉及两个或两个以上单位的公文，主办单位应当主动与有关单位协商。单位之间难以协商解决的，应当报学校办公室协调。

7.起草涉密公文应当在涉密计算机上操作并严格按照保密相关规定和程序执行。

  第十四条 会签和送审。各办文单位要认真填写学校统一印制的“中共武汉轻工大学委员会发文处理单”或“武汉轻工大学发文处理单”，在“发文处理单”上准确填写公文标题、主办单位、拟稿人、主送和抄送，由单位主要负责人签署具体意见后，送学校办公室审核。公文内容涉及几个单位的，主办单位送有关单位会签后，方可送学校办公室审核。审核的重点是：

（一）是否确需行文，以何种名义行文。

（二）是否符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关指示精神；是否同现行有关公文相衔接。

（三）文种是否正确，是否符合行文规则；主题是否明确，格式是否符合规范；正文结构是否严谨、层次是否清晰，提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述是否准确、精炼。

（四）涉及多个单位职权范围的事项是否协商一致。

（五）重要规范性文件须报请学校发规处进行合法性审查和校纪委、监察专员办公室综合室进行廉洁性审查。经审核不宜发文的公文文稿，学校办公室退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

  第十五条 签发。凡以学校党委、行政名义制发的公文，经学校办公室核稿后，由主办单位送业务分管校领导或其他相关校领导签署意见后，再送党委书记或校长批示、签发。以轻工大普教、轻工大继教名义制发的公文，经学校办公室核稿后，由主办单位送分管校领导签发。以各职能部门、直属单位名义发文，由主办单位主要负责人核稿后送分管校领导签发，学校办公室进行形式审查后发文。各院（部）发文，由各院（部）主要负责人签发。签发要署全名，注明时间，不得用圆珠笔或铅笔。学校办公室根据党委、行政授权发布的文件，主办单位拟制公文后经学校办公室核稿并确定发文类型，送分管领导签署意见后，由分管学校办公室领导签发；涉及重大事项的由党委书记或者校长签发。会议纪要由主持会议的校领导签发。对不按程序处理的公文，校领导可不予阅批，学校办公室可不予办理。

第五章 公文办理

  第十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

  第十七条 收文办理一般包括签收、登记、承办、传阅、催办、答复等程序。学校办公室机要科应严格履行校外来文的签收、登记程序，根据来文内容和阅读范围分文，按办件和阅件分别处置，交学校办公室负责人提出拟办意见，送分管校办校领导签批。需办理的文件，送相关校领导签批后，由党委书记、校长审批；需传阅的文件，按党委书记签批范围传阅。领导阅批后，学校办公室机要科送承办单位承办或组织传阅。各中层单位接到承办公文后，应按照校领导批示和公文要求，认真负责，迅速办理，不得推诿敷衍，拖延积压。学校办公室对经办的公文，要及时催办，并将检查办理情况及时汇报，以防漏压延误。由校外单位直接寄送学校各中层单位的公文，参加会议带回的公文，以及通过网络平台、传真等方式接收的公文，凡接收对象为学校党委和行政的，或接收对象为中层单位但内容涉及学校重要专项业务的，须及时送学校办公室机要科，由机要科按照校外来文的程序处理。属一般业务性公文的，可按业务分工由相应单位承办。

  第十八条 发文办理主要包括复核、登记、排版、校对、印制、用印、核发等程序。

（一）复核。公文印发前应对发文稿纸所载的审批手续进行复核，审批手续不全的，一律不予印发。

（二）登记。确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）排版。按照规定的公文格式编排并打印样稿。

（四）校对。学校办公室秘书科对打印样稿进行校对。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的应征得签发人同意。

（五）印制。公文印制必须确保质量和时效。公文印制完毕后，一般不得加印。

（六）用印。印章应与发文机关署名一致，用印时居中下压发文机关署名和成文日期，做到印章端正、字迹清晰。

（七）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

  第十九条 公文及有关材料应当及时立卷、归档。公文办理完毕，各单位文秘工作人员应根据文书立卷要求，于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按档案管理的要求归档。轻工大党文、轻工大党发、轻工大党函、轻工大发干、轻工大行文、轻工大行发、轻工大行函、轻工大党办、轻工大校办、轻工大普教、轻工大继教等公文由学校办公室

负责；其他公文由主办单位负责归档。上级来文由学校办公室立卷、归档。公文归档后，应按照学校档案管理有关规定，及时送交学校档案馆，单位和个人不得保存应归档的公文。

第六章 公文管理

  第二十条 各中层单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

  第二十一条 学校建立机要保密室（阅文室），并按照有关保密规定配备机要秘书和必要的安全保密设施设备。

  第二十二条 各中层单位应当明确分管文秘工作的领导并建立健全公文处理的有关制度。

  第二十三条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

  第二十四条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第七章 附 则

  第二十五条 公文含电子公文。学校电子公文处理办法另行制定。

  第二十六条 本办法自发布之日起施行，原《武汉轻工大学公文处理规定》（轻工大校办〔2014〕2 号）、《关于调整校内组织机构简称和公文代字的通知》〔轻工大党办(2021〕8 号）同时废止。

  第二十七条 本办法由学校办公室负责解释

附件:1.武汉轻工大学组织机构简称和公文代字

     2.武汉轻工大学校内公文处理流程

中共武汉轻工大学委员会办公室

2022 年 4 月 29 日