为加强与规范学校和各二级单位（以下简称各单位）公文管理，进一步提高公文处理质量和工作效率，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和省公文处理的有关规定，结合我校实际情况，特作如下规定。
一、总则
1、校内公文是传达指令、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，认真做好公文处理工作，是加强领导、实行科学管理、提高工作质量和效率的重要环节之一，学校各单位必须高度重视并认真做好公文处理工作。
2、本规定适用于全校各单位。各单位负责人必须加强对公文处理工作的领导，严格遵守办文规定，充分利用现代办公手段，逐步实行网上办文，促进公文处理的规范化、制度化、科学化。
3、公文实行统一管理。学校党委办公室、校长办公室（简称党办、校办，下同）是学校公文处理的管理机构，主管并指导全校的公文处理，全校各单位应有一名负责人分管公文处理工作，均应配备专职或兼职文秘人员（报党办、校办备案）负责本单位日常公文的处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
4、公文处理必须准确、及时、安全，各级领导应经常督促文秘人员迅速准确地进行公文的登记、运转、催办、立卷和归档。要严格遵守保密制度，对尚未公布的文件，不得上网或向外传播。
二、公文种类
校内主要使用的公文种类有：
1、决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排。
2、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3、通知 适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转批下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
4、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
5、请示 适用于向上级机关请求指示、批准。主要包括校内各单位向学校呈送的请示批准的公文和以学校名义向上级机关报送请求批准的公文。
6、批复 适用于答复下级机关的请示事项。
7、规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
8、函 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
9、会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。
10、总结 对某一工作、活动、会议或一定时期的工作进行调查、分析和研究，从中找出经验和教训形成的文件。
11、计划、要点 对即将进行的某项工作预先提出目的、要求、任务、指标、措施和完成期限的文件。
三、公文格式
公文格式主要包括版头、发文字号、密级、文件标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、主题词等内容。
1、标题 标题要简明、准确、一目了然，由发文单位、事由和文种三个部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2、发文字号 发文字号包括发文机关代字、年号、顺序号。我校校级公文发文代字为：武工校党文（上行文）、武工校党发（下行文），代表校党委行文；武工校行文（上行文）、武工校行发（下行文），代表校行政行文；校党委和行政联合行文以党委行文代字；武工校党纪要和武工校行纪要分别代表学校党委和行政对各类重要会议情况和议定事项的行文；武工校普教代表学校对普通本（专）科、研究生学生工作方面的行文；武工校继教代表学校对继续教育方面工作的行文。此外还有校组、校宣、校监、校学、校保卫、校政策、校人、校教、校科研、校研、校招毕、校财、校设、校审、校外、校发规、校资、校离退、校图、校网络、校继教、校产、校医、校后勤分别代表学校对某一方面专门工作的行文。纪律检查委员会发文代字为武工校纪文（上行文）、武工校纪发（下行文）;校工会发文代字为武工校工文（上行文）、武工校工发（下行文）；校团委发文代字为武工校团文（上行文）、武工校团发（下行文）;党委办公室发文代字为武工校党办，校长办公室发文代字为武工校办;学校与不相隶属单位之间函的发文代字党委与行政分别用武工校党函与武工校行函;武汉工业学院校友总会发文代字为武工校友。联合行文，只用主办机关的发文字号。校级公文编号归口党办、校办。校内各单位自行发文不得以“武工”字起首。
3、附件 公文如有附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和标题。
4、日期 发文日期以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；学校有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。
5、主题词 编发校级公文应标注主题词，上报的公文，应当按照中共中央办公厅《公文主题词表》《国务院公文主题词表》的要求标注主题词。除会议纪要和简报外，向校外发出和留作存档的公文应当加盖印章。
四、行文规则
1、行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
2、党政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。党办、校办根据授权可以向各单位行文。中共武汉工业学院纪律检查委员会按照工作职责可以向各单位行文。武汉工业学院工会委员会和共青团武汉工业学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
3、要精简文件，凡在本单位或部门职责范围可以直接处理的事情，一般不行文；凡能面谈或用电话、便函及其他方式处理的事情，亦不得行文；能以部门名义行文的不以学校名义行文，各职能部门根据学校党委和行政的工作部署安排，可以党办、校办名义转发、转批公文。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的，应当报请学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。党委组成部门和行政职能部门以自己的名义行文一律分别使用“中共武汉工业学院委员会”和“武汉工业学院”二级版头。各院（系、部）、直属单位党总支部（直属党支部）和行政以自己的名义行文，分别用“中共武汉工业学院委员会”和“武汉工业学院”二级版头。
4、凡校内请示工作，要求解决问题，应直接报送有关职能部门或单位，不得越级行文，特殊情况需越级行文时，应同时抄送被超越单位。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，不得多头主送。如需同时送其他单位，应当用抄送形式。属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理，不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
5、各单位向学校呈送的请示或其它公文，均须由党办、校办转办，办理部门必须严格登记，注明有关情况，以备查考、督办。“报告”中不得夹带请示事项。在特殊情况下各单位未经党办、校办直接呈送给校领导的请示或其它公文，应在事后送党办、校办补办登记手续。
五、公文办理
按程序处理公文。公文处理包括收文和发文，收文一般包括收进、登记、编号、拟办、签批、承办、催办、督办、立卷、归档等程序；发文一般包括拟稿、会签、核稿、拟办、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。
1、公文处理要迅速。收发文件要及时，急件要随办随退。各单位收到（参会带回）上级机关的公文，应及时送交党办、校办，由党办、校办负责人根据来文内容和阅读范围提出拟办意见。对指定期限上报的文件，各单位应按要求提前做好准备，在规定的时间内办理，尽量避免临时报呈校领导阅批的情况。职能部门对于校内各单位上报的和学校党办、校办签转的公文要及时处理，一般不得超过7天，急件不超过3天。学校党办、校办要负责催办、督办，防止漏办和延误。
2、草拟公文要规范。各单位应加强对公文起草工作的重视，不断提高公文起草水平。要求以学校党委和行政名义行文或批转本单位公文时，应拟出文稿和批语稿。重要文稿的起草，单位负责人要亲自拟稿或组织起草。起草公文要注意：
（1）主题突出，观点鲜明，条理清晰，文字精练，讲究语法修辞，正确使用标点符号。
（2）引用上级指示，使用人名、地名、数字和有关材料，要核对准确，时间、出处要写具体、清楚。
（3）应当使用国家法定计量单位。
（4）公文中的数字，除成文日期、部分结构、层次序数和作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（5）公文字体、字号及结构层次序数。公文标题用小标宋体二号；正文用仿宋GB2312三号；第一层用“一、”，标题用黑体三号；第二层用“（一）”，标题用楷体三号；第三层用“1、”，标题用仿宋GB2312加粗三号；第四层用“（1）”，标题用仿宋GB2312加粗三号。公文使用A4纸打印，标点符号用“全角”方式。
（6）起草公文，首页一律使用公文拟稿纸，用电子打印稿或钢笔、毛笔书写，不得用铅笔、圆珠笔，字迹要工整清楚。
（7）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。对不符合要求的文稿，学校党办、校办可退回拟稿单位修改或重新拟稿。
3、办理公文要按程序。
（1）各办文单位要认真填写学校统一印制的“武汉工业学院文件拟稿纸”，在“拟稿纸”上准确填写公文标题、主送和抄送单位、拟稿人、校对人姓名，由单位负责人签署具体意见后，送党办、校办审核。公文内容涉及几个部门的，主办单位送有关部门会签后，方可送党办、校办审核。
（2）核稿、签发。凡以学校党委、行政名义制发的公文，由党办、校办负责核稿后，以武工校党文（发）名义发布的公文由党办、校办送党委书记签发，以武工校行文（发）名义发布的公文由党办、校办送院长签发，或者由党委书记、院长委托其副职签发；未经党办、校办核稿的公文，不得直接送校领导签发。以武工校普教、武工校继教名义制发的公文，由党办、校办负责核稿后，由党办、校办送分管领导签发。以各职能部门、直属单位名义发文，由发文部门送分管领导签发，党办、校办核稿后发文。各院（系、部）发文，由各院（系、部）主要负责人签发。签发要署全名，注明时间，不得用圆珠笔或铅笔。
（3）对不按程序处理的公文，学校党办、校办可不予办理；对未经学校党办、校办办理的公文，校领导可不予阅批。
4、切实把好公文质量关。学校党办、校办要认真审核是否必须行文，文件政策界限是否明确，内容与上级和学校已发文件是否一致，与其他有关单位的协调有无矛盾，以及呈批手续是否齐全，文种使用和文字表述是否准确、规范，文件格式是否正确等，并决定使用何种发文代字，以保证文件的准确性、严肃性和权威性。
5、公文的缮印和发文。以学校名义编号发出的公文，由学校党办、校办登记编号后付印。公文校对要准确无误，武工校党文（发）、武工校行文（发）公文，一校由文件拟稿者校对，并在拟稿纸上签名，二校由学校党办、校办完成并签名后方可正式缮印；其他以学校名义或以部门名义发文，其校对及发放由拟稿单位负责。文件底稿由主办单位保存。
六、立卷归档
1、公文办理完毕，各单位文秘工作人员应根据文书立卷要求，于每年第一季度内，将上年公文的正本、副本、定稿、草稿及有关材料整理好，按档案管理的要求归档。武工校党文、武工校党发、武工校行文、武工校行发、武工校普教、武工校继教、武工校党办、武工校办公文由学校党办、校办负责；其他公文由主办单位或部门负责归档。
2、没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。
七、本规定由党办、校办负责解释，自2008年1月1日起执行。过去有关公文处理的规定，有与本规定不一致的，以本规定为准。
二○○七年十二月三十日
